Assalaamu’alaykum warahmatullaahi wabarakaatuh
Sebelumnya izinkan saya mengucapkan Taqabbalallahu minna wa minkum, Shiyamana wa Shiyamakum. Ja’alanallaahu Minal ‘Aidin wal Faizin”
“Semoga Allah menerima amal-amal kami dan kamu, Puasa kami dan kamu. Dan semoga Allah menjadikan kami dan kamu termasuk dari orang-orang yang kembali (dari perjuangan Ramadhan) sebagai orang yang menang.”
Semoga kita kembali dipertemukan dengan ramadhan tahun depan dan selalu diberi kekuatan dan kesehatan untuk melaksanakan ketaatan kepada Allah,,
Aamiin Yaa Rabbal ‘Alamiin..
—
Oke, kembali ke tempat kerja.
Pada kesempatan kali ini, kita mendapatkan peluang untuk improvisasi pengerjaan suatu Rekap data, kira-kira sebagai berikut:
– Melakukan login pada sistem Monsakti, lalu mengeluarkan laporan persediaan barang untuk periode 14 (audited)
– Laporan tersebut didownload per Satker (ada sekitar 200 satker lebih)
– 200 file laporan tersebut lalu disatukan
– lalu dilakukan perekapan data jumlah nilai berdasarkan beberapa kriteria barang
Karena mungkin dianggap suatu pekerjaan yang cukup menyita waktu dan konsentrasi, pekerjaan ini dibagi-bagi kepada beberapa orang agar lebih cepat selesai.
Tapi, ini juga bisa berarti:
– peluang membantu meringankan kesulitan orang lain
– peluang mendapatkan ilmu dan pengalaman/experience baru
– peluang mengamalkan ilmu
– peluang mengajarkan ilmu
– peluang amal jariah
– dan peluang-peluang kebaikan lainnya, maka
kita ucapkan Bismillaahirrahmaanirrahiim..
Mulai saja kita coba
Kita coba mulai saja
1. Menggunakan AHK
– Setup layout jendela aplikasi yang kita gunakan:
a. Browser: buka Sistem Monsakti, login, ke menu laporan. Taruh di seperempat monitor kiri atas
b. Browser: buka gsheets, dengan list satker dari atas ke bawah. Taruh di seperempat monitor kanan atas
c. Opsional standby:
— Windows Explorer untuk lihat file yang didownload
— Notepad++ untuk edit file .AHK
d. Berikut kode ahk nya, download_persediaan_monsakti.ahk:
#SingleInstance Force
CoordMode, Mouse, Screen
SetKeyDelay, 200
^+t::
Sleep 100
Click 130 380 0
Sleep 100
Click 130 380
Sleep 100
Click 100 125 0
Sleep 100
Click 100 125
Sleep 100
return
^+a::
Loop, 219 ;pengulangan sebanyak jumlah satker
{
Sleep 100
Click 130 380 0
Sleep 100
Click 130 380
Sleep 100
Click 100 125 0
Sleep 100
Click 100 125
Sleep 100
Send ^v
Sleep, 500
Send {Enter}
Sleep 500
Click 666 530 0
Sleep, 100
Click 666 530
Sleep 3000
Send {Alt down}
Sleep 100
Send {tab}
Sleep 100
Send {Alt up}
Sleep 100
Send {down}
Sleep 100
Send ^c
Sleep 100
}
return
Esc::
returne. Untuk memulai, taruh kursor di satker pertama di gsheets, lalu tekan kombinasi Ctrl + Shift + a setelah sebelumnya menjalankan download_persediaan_monsakti.ahk di atas
f. hasil file yang didownload sebanyak 200an satker
g. gabungkan dengan software microsoft excel, add data dengan: Data – Get Data – Add File – Add Folder
— setelah pilih foldernya, lanjut ke transformasi data, bisa coba ikuti petunjuk di https://www.youtube.com/watch?v=GVp7xGQgPzc&t=3s
h. setelah didapat file gabungannya, upload ke google drive, karena bisa pakai formula QUERY
i. Buka file tersebut di google sheets, dan di sheet baru (Sheet2), ketikkan formula berikut:
=QUERY(‘NamaSheetUtama’!A1:O;”select A, B, H where B contains ‘Jumlah'”;1)
sehingga muncul rekap jumlah berdasarkan satker dan jenis barang
j. Ternyata format file akhir yang kita tuju berbentuk matriks dimana kolom-kolomnya adalah jenis barang, dan di barisnya adalah sebanyak 200an satker yang ada.
Maka dari itu, kita buat formatnya di Sheet baru lagi (Sheet3), dengan spesifikasi yang tadi disebutkan di atas.
k. Agar memudahkan, kita buat kolom bantuan di Sheet2, yang menggabungkan konten dari kolom satker dan jumlah berdasarkan jenis barang. Formulanya:
=text(B2;”0#####”)&”-“&C2
tanya: kenapa ada formula text?
jawab: untuk mengakomodir satker yang memiliki kode depan 0
l. Lalu ke Sheet3, di baris pertama di bawah kolom dengan judul jenis barang yang direkap[1], ketikkan Formula berikut:
=if(isna(VLOOKUP((text($B2;”0#####”)&”-Jumlah “&D$1);’Satker-Jumlah’!$A$2:$D$399;4;0));””;VLOOKUP((text($B2;”0#####”)&”-Jumlah “&D$1);’Satker-Jumlah’!$A$2:$D$399;4;0))
–Formula tersebut sudah mengakomodir hasil formula “#N/A” sehingga hanya menampilkan “” jika isian kosong
–kopikan formula tersebut sampai ke baris satker paling bawah,a
–kopikan juga formula tersebut sampai ke kolom jenis barang paling kanan
–sesuaikan kolom dan baris untuk jumlah total
sampai sini sebenarnya sudah selesai.
m. Cek dan ricek dengan data di neraca
n. Ucapkan Alhamdulillaah. Maasyaa Allaah, Laa Quwwata illaa Billaah..
o. Silahkan jika mau bandingkan waktu pengerjaan dengan cara manual tanpa AHK, tanpa Power Query, tanpa GSheets..
p. Mungkin kalian ada cara yang lebih cepat dan efisien daripada yang saya share? Silahkan berbagi ya..
q. Terima kasih. Alhamdulillaah jazaakumullaah khairan katsiiran, Aamiin..
r. This is by the grace of my Lord.
